Terminy KSeF — kto i od kiedy
| Data | Kogo dotyczy | Status |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Wystawianie: firmy, których sprzedaż w 2024 r. (z VAT) przekroczyła 200 000 000 zł. Odbiór: wszyscy przedsiębiorcy. | obowiązuje |
| 1 kwietnia 2026 r. | Wystawianie: pozostali podatnicy, także zwolnieni z VAT i małe JDG. | obowiązuje |
| 1 stycznia 2027 r. | Podatnicy ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie; faktury z kasy i paragony z NIP do 450 zł; kary za błędy. | uchwalone, od tej daty (kary — patrz niżej) |
| 1 stycznia 2028 r. | Kary według projektu UD477 (przesunięcie o rok). | projekt rządowy (od 16.10.2026 na etapie Rady Ministrów) |
O terminie decyduje rodzaj sprzedaży, nie forma opodatkowania dochodu. Ryczałtowiec, przedsiębiorca na skali i na liniowym podlegają tym samym zasadom. Zwolnienie z VAT też nie zwalnia z KSeF — jeśli wystawiasz faktury firmom, wystawiasz je w systemie.
Limit 10 000 zł — jak go liczyć
Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub PDF), jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Zasady w skrócie:
- Liczy się miesiąc wystawienia faktury, nie data sprzedaży. Każdy miesiąc liczysz osobno.
- Dokładnie 10 000 zł mieści się w limicie — przekroczeniem jest dopiero 10 000,01 zł.
- Jedna faktura może przekroczyć limit. Faktura na 12 000 zł brutto od razu musi trafić do KSeF.
- Utrata prawa jest trwała. Od faktury, którą przekroczysz limit, wszystkie kolejne wystawiasz w KSeF — nawet jeśli w następnym miesiącu sprzedaż spadnie.
- Nie wliczasz faktur z kasy fiskalnej, paragonów z NIP do 450 zł i faktur dla konsumentów.
faktura, która przekracza 10 000 zł → ta i każda następna w KSeF
Przykłady — wynik kalkulatora
| Sytuacja | Wystawiasz w KSeF od |
|---|---|
| Grafik na zwolnieniu z VAT, 3 faktury po 2 500 zł miesięcznie | 1 stycznia 2027 r. |
| Programista B2B, jedna faktura 18 450 zł brutto miesięcznie | 1 kwietnia 2026 r. |
| Korepetytor — tylko osoby prywatne | nie musisz (B2C) |
| Sklep z kasą, faktury dla firm 4 000 zł miesięcznie | 1 stycznia 2027 r. |
| Spółka ze sprzedażą 250 mln zł w 2024 r. | 1 lutego 2026 r. |
Konsumenci, zwolnieni z VAT, ryczałt
Faktury dla osób prywatnych nie są objęte obowiązkiem KSeF — możesz je wystawiać w systemie, ale nie musisz, i nie wliczasz ich do limitu 10 000 zł. Jeśli sprzedajesz wyłącznie konsumentom, KSeF dotyczy Cię tylko jako odbiorcy faktur zakupowych. Więcej: KSeF a B2C, proforma i nota księgowa.
Podatnik zwolniony z VAT podmiotowo lub przedmiotowo, który wystawia faktury firmom, ma te same terminy co czynny podatnik. Szczegóły w artykule KSeF a JDG na ryczałcie i zwolnienie z VAT.
Kary za KSeF od 2027 roku
Ustawa o VAT (art. 106ni) przewiduje kary za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi i za niedosłanie faktury offline: do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem. Według obowiązujących przepisów stosuje się je od 1 stycznia 2027 r.
22 września 2026 r. projekt nowelizacji ustawy o VAT (UD477) trafił do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów, a 23 września — do uzgodnień (Rządowe Centrum Legislacji, projekt nr 12414954). Przesuwa stosowanie kar z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 na 1 stycznia 2028 r. Odroczenie dotyczy tylko kar, nie samego obowiązku. Na 18 października 2026 projekt nie został uchwalony — to wciąż projekt rządowy. Jeśli nie wejdzie w życie przed 1 stycznia 2027 r., kary zaczną obowiązywać w styczniu.
Jak się przygotować — krok po kroku
- Logowanie: wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF profilem zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym i sprawdź, czy widzisz faktury zakupowe.
- Narzędzie: przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów; przy kilkudziesięciu — program z integracją przez API.
- Certyfikat KSeF: służy do uwierzytelnienia programu (obok tokenu) i jest niezbędny do kodu QR na fakturach wystawianych offline. Zobacz do czego służy certyfikat KSeF.
- Uprawnienia: nadaj biuru rachunkowemu dostęp do przeglądania (i ewentualnie wystawiania) faktur — jak to zrobić.
- Tryb offline24: gdy nie masz internetu, wystawiasz fakturę offline z kodami QR i przesyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego — offline24 i awarie.
- Struktura FA(3): sprawdź, czy Twój program wypełnia pola wymagane przez strukturę FA(3).
Tokeny pierwotnie miały działać do końca 2026 r., ale Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostaną utrzymane bezterminowo (rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF ma zostać znowelizowane). Certyfikat KSeF i tak jest potrzebny do faktur offline. Najczęstsze potknięcia zebraliśmy w artykule błędy wdrożenia KSeF w JDG.
Więcej o KSeF
- Co to jest KSeF
- KSeF od kiedy obowiązkowy dla JDG i B2B
- KSeF dla freelancera — co przygotować
- Numer KSeF w płatności
- Zmiany 2027 dla B2B i UoP
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w brzmieniu nadanym nowelizacjami wdrażającymi obowiązkowy KSeF (art. 106ga i następne, art. 106ni, przepisy przejściowe o terminach i limicie 10 000 zł); projekt UD477 (wykaz prac Rady Ministrów 22.09.2026, RCL nr 12414954; nie jest prawem).