Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur w Polsce w ustandaryzowanym formacie elektronicznym (FA(2) XML). Od 2026 roku jest obowiązkowy dla przedsiębiorców.
Zamiast wysyłać fakturę PDF mailem lub drukować papier — wystawiasz ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną przez system rządu, który ją rejestruje i nadaje numer KSeF.
Jak działa KSeF w praktyce?
- Wystawiasz fakturę w programie do fakturowania lub aplikacji MF (bezpłatna)
- System przesyła ją do KSeF przez API
- KSeF nadaje fakturze numer KSeF i datę przyjęcia
- Odbiorca może pobrać fakturę z KSeF lub dostaje ją automatycznie
- Twoje faktury są archiwizowane w systemie przez 10 lat
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla JDG?
| Kto | Od kiedy |
|---|---|
| Firmy z obrotem > 200 mln zł (2024) | 1 lutego 2026 |
| Pozostałe firmy, JDG, freelancerzy | 1 kwietnia 2026 |
| Wyjątek: obrót ≤ 10 000 zł/mies | Do końca 2026 (przejściowe) |
| Wszyscy pozostali | Od 2027 |
Źródło: ksef.podatki.gov.pl | Weryfikacja: 2026-04-03
Jeśli założyłeś JDG po 1 kwietnia 2026 — od razu jesteś w KSeF.
Czy KSeF dotyczy zwolnionych z VAT?
Tak. Obowiązek KSeF dotyczy nie tylko podatników VAT czynnych, ale w wielu przypadkach również podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo), o ile wystawiają faktury.
Szczegóły: KSeF a ryczałt i zwolnienie z VAT →
Co to jest numer KSeF?
Każda faktura wystawiona przez system dostaje unikalny numer KSeF — 36-znakowy identyfikator. Od 2026 nabywcy mają prawo wymagać numeru KSeF przy płatności.
Więcej: Numer KSeF w płatności →
Jak wystawiać faktury w KSeF?
Opcje:
- Aplikacja Podatnika MF — bezpłatna, na telefon i przeglądarkę
- Program do fakturowania z integracją KSeF (inFakt, wFirma, Fakturownia, Symfonia itp.)
- API — dla firm z własnym oprogramowaniem
Dla freelancera z kilkoma fakturami miesięcznie: aplikacja MF lub tani program z KSeF wystarczy.
FAQ
Czy mogę nadal wystawiać faktury papierowe? Od 1 kwietnia 2026 — co do zasady nie. Wyjątek do końca 2026 tylko dla tych, których miesięczny obrót z faktur ≤ 10 000 zł.
Co jeśli KSeF nie działa? Przepisy przewidują tryb awaryjny offline (offline24) — możesz wystawić fakturę w określonym formacie i przesłać ją do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego po ustaniu awarii. Więcej: KSeF offline →
Powiązane artykuły
- KSeF od kiedy obowiązkowy dla JDG →
- KSeF a ryczałt i zwolnienie z VAT
- Numer KSeF w płatności
- KSeF a biuro rachunkowe
Ostatnia weryfikacja: 2026-04-03 | Źródło: ksef.podatki.gov.pl