Podatek liniowy i skala podatkowa dają przedsiębiorcy jedną dużą przewagę nad ryczałtem: możliwość odliczania realnych kosztów działalności. W branży IT koszty potrafią być znaczące — sprzęt elektroniczny, oprogramowanie, szkolenia, samochód, biuro. Trzeba tylko wiedzieć, co można wrzucić w koszty i jak to zrobić prawidłowo.
Ten artykuł to praktyczna lista kosztów dla programistów, projektantów i innych specjalistów pracujących na JDG lub B2B — z podziałem na wydatki bezpieczne, te, przy których trzeba uważać, i te, których nie odliczysz wcale.
To nie jest porada podatkowa. Stan prawny sprawdziliśmy 23 października 2026 r. Przy nietypowych wydatkach skonsultuj się z księgowym albo złóż wniosek o interpretację.
Policz od razu: Kalkulator zakupów na firmę pokaże, ile naprawdę oszczędzasz na zakupie przy swojej formie opodatkowania — po VAT, PIT i składce zdrowotnej.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszt uzyskania przychodu (KUP) to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, którego nie ma na liście wyłączeń w art. 23 ustawy o PIT. W praktyce liczą się cztery rzeczy:
- Związek z działalnością — wydatek służy osiąganiu przychodów albo zachowaniu ich źródła.
- Racjonalność — z perspektywy Twojego biznesu wydatek ma sens.
- Udokumentowanie — faktura albo inny dowód księgowy.
- Brak wyłączenia — wydatku nie ma w art. 23 ustawy o PIT.
Nie ma zamkniętej listy kosztów. Nie musisz też uzyskać przychodu z każdego konkretnego wydatku — wystarczy, że służył możliwości jego uzyskania. Urząd skarbowy może jednak zakwestionować koszty, których związku z działalnością nie potrafisz wykazać.
Ile daje 1 000 zł kosztów?
Koszty obniżają dochód, a więc podatek. Na liniowym obniżają też składkę zdrowotną (4,9% dochodu), a na skali — składkę 9%. Przykład z kalkulatora B2B: przy przychodzie 20 000 zł miesięcznie na liniowym 1 000 zł kosztów obniża podatek o 180,67 zł i zdrowotną o 49 zł — łącznie o ok. 230 zł. Na ryczałcie te same 1 000 zł nie obniża podatku wcale.
Koszty, które zwykle odliczysz bez problemu
Sprzęt elektroniczny
Laptop, komputer, monitor, klawiatura, mysz, słuchawki, mikrofon, kamera, tablet, dyski, drukarka, UPS.
| Wartość zakupu | Jak trafia w koszty |
|---|---|
| do 10 000 zł netto | jednorazowo w miesiącu zakupu (albo amortyzacja, jeśli wolisz) |
| powyżej 10 000 zł netto | środek trwały — amortyzacja; komputery i laptopy 30% rocznie (KŚT 487/491) |
Przykłady:
- Monitor za 2 500 zł netto — jednorazowy koszt w miesiącu zakupu.
- Słuchawki ANC za 800 zł — jednorazowy koszt.
- Laptop za 13 000 zł netto — środek trwały. Amortyzacja liniowa 30% to 3 900 zł rocznie (325 zł miesięcznie). Fabrycznie nowy laptop możesz też odpisać jednorazowo (patrz sekcja o amortyzacji niżej).
Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, limit 10 000 zł liczysz od ceny brutto, bo nieodliczony VAT jest częścią kosztu. Wszystkie metody policzysz w kalkulatorze amortyzacji.
Telefon i internet
- Telefon kupiony na firmę: do 10 000 zł jednorazowy koszt, powyżej — środek trwały (KŚT 629, 20% rocznie).
- Abonament telefoniczny: 100% przy telefonie używanym tylko firmowo, proporcjonalnie przy użytku mieszanym (w praktyce często 50–75%).
- Internet domowy: w części, w jakiej służy działalności. Przy pracy zdalnej często przyjmuje się 70–100%.
Przyjętą proporcję stosuj konsekwentnie i umiej ją uzasadnić — np. bilingami albo opisem sposobu pracy. Nie musisz jej udowadniać technicznie.
Oprogramowanie i usługi SaaS
Subskrypcje używane zawodowo to koszt w pełnej wysokości:
- IDE i narzędzia developerskie: JetBrains, płatne wtyczki, GitHub Copilot, GitHub/GitLab
- Chmura i hosting: AWS, GCP, Azure, Vercel, Netlify, VPS
- Projektowanie: Figma, Sketch, Adobe Creative Cloud
- Praca zespołowa: Jira, Linear, Notion, Slack, Zoom, Microsoft 365
- Bezpieczeństwo: VPN, menedżer haseł, antywirus
- Fakturowanie i księgowość: programy do faktur i KSeF
Licencję na program kupioną jednorazowo do 10 000 zł zaliczysz w koszty od razu. Droższą — amortyzujesz jako wartość niematerialną (co najmniej 24 miesiące). Oprogramowanie kupione do odsprzedaży rozlicza się inaczej — jak towar.
Szkolenia, konferencje i literatura
- kursy online (Udemy, Pluralsight, Coursera), bootcampy,
- certyfikaty i egzaminy (AWS, Azure, Google Cloud, Cisco),
- konferencje: bilet, dojazd i nocleg,
- książki, e-booki i subskrypcje branżowe (np. O'Reilly Learning).
Warunek: związek z Twoją działalnością. Kurs gotowania czy tenis — nie. Kurs angielskiego — tak, jeśli pracujesz z zagranicznymi klientami albo dokumentacją po angielsku.
Usługi zewnętrzne
- biuro rachunkowe albo program księgowy,
- doradca podatkowy, prawnik (umowa B2B, NDA, prawa autorskie),
- podwykonawcy — faktury od innych freelancerów za zlecone prace,
- tłumaczenia dokumentów.
Marketing i sprzedaż
- domena, hosting i strona z portfolio,
- reklamy w Google, LinkedIn czy Facebooku,
- wizytówki i materiały reklamowe,
- profesjonalne zdjęcia do portfolio lub profilu.
Ubezpieczenia firmowe
- OC zawodowe — pełny koszt, często wymagane przez klientów z branży IT.
- Ubezpieczenie sprzętu firmowego — pełny koszt.
- Ubezpieczenie na życie przedsiębiorcy zasadniczo nie jest kosztem; wyjątkiem bywa polisa stanowiąca zabezpieczenie kredytu firmowego.
Podróże służbowe
- Transport: bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, taksówki — na spotkania z klientem i konferencje.
- Noclegi podczas wyjazdów służbowych.
- Diety: w podróży krajowej przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów dietę do wysokości przysługującej pracownikom — 45 zł za dobę w 2026 r.; za granicą stawki zależą od kraju. Diety nie przysługują w miejscowości, w której prowadzisz działalność.
Diety i ryczałty policzysz w kalkulatorze delegacji.
Składki ZUS
- Składki społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa): na liniowym i skali odliczasz je od dochodu albo zaliczasz do kosztów. Przy pełnym ZUS bez chorobowej to 1 788,29 zł miesięcznie (z Funduszem Pracy), co na liniowym daje ok. 340 zł mniej podatku.
- Fundusz Pracy na liniowym i skali zaliczasz do kosztów.
- Składka zdrowotna: na liniowym odliczasz ją od dochodu albo zaliczasz do kosztów — łącznie do 14 100 zł rocznie. Na skali nie odliczysz jej wcale.
- Na ryczałcie składki społeczne odliczasz od przychodu (bez Funduszu Pracy), a do tego 50% zapłaconej składki zdrowotnej.
Szczegóły w artykułach o składkach ZUS przedsiębiorcy i składce zdrowotnej 2026.
Biuro i praca zdalna
Wynajęte biuro lub coworking
Czynsz, media i abonament coworkingowy za lokal używany wyłącznie w działalności to koszt w 100%.
Biuro domowe
Możesz odliczać część kosztów mieszkania, jeśli wydzielisz miejsce, które rzeczywiście służy do pracy — nie odliczysz sypialni ani salonu jako „biura”. Najczęściej stosuje się proporcję powierzchni:
- biuro 15 m² w mieszkaniu 75 m² = 20%,
- czynsz 2 500 zł × 20% = 500 zł kosztu miesięcznie,
- prąd 300 zł × 20% = 60 zł kosztu miesięcznie,
- internet — osobno, według udziału w pracy (zwykle wyższego).
| Wydatek | Co odliczasz |
|---|---|
| Czynsz / najem | proporcja powierzchni biura |
| Prąd, ogrzewanie | proporcja powierzchni lub faktyczna część firmowa |
| Internet | udział firmowy; 100% przy łączu wyłącznie służbowym |
| Biurko, fotel, lampa, regał | 100% — do 10 000 zł jednorazowo |
Uwaga: wydzielenie biura w mieszkaniu własnościowym może mieć skutki przy jego sprzedaży (np. w ciągu 5 lat od zakupu) i dla ulg mieszkaniowych. Przed rozliczaniem kosztów skonsultuj to z doradcą.
Koszty, przy których trzeba uważać
Samochód osobowy
Samochód to duże koszty, ale i największe ryzyko sporu z urzędem. Zasady zależą od tego, jak auto jest używane i jak je sfinansowałeś.
Limity wartości auta (od 2026 r.) — amortyzację, część kapitałową rat leasingu i czynsz najmu zaliczasz w koszty tylko w proporcji limitu do wartości auta:
| Rodzaj auta | Limit |
|---|---|
| Emisja CO₂ od 50 g/km (typowa benzyna, diesel, zwykła hybryda) | 100 000 zł |
| Emisja CO₂ poniżej 50 g/km (zwykle hybryda plug-in) | 150 000 zł |
| Elektryczne i wodorowe | 225 000 zł |
Auta wprowadzone do ewidencji środków trwałych przed 1 stycznia 2026 r. zachowują dotychczasowe limity (150 000 zł, a dla elektrycznych 225 000 zł). Umowy leasingu i najmu zawarte przed 2026 r. nie są chronione — od 2026 r. stosuje się do nich nowe limity (stanowisko MF i interpretacja KIS z 9 stycznia 2026 r.).
Koszty eksploatacji (paliwo, serwis, opony, OC, parking):
| Sposób używania | PIT | VAT |
|---|---|---|
| Wyłącznie firmowo (VAT-26 + ewidencja przebiegu) | 100% | 100% |
| Użytek mieszany (firmowy i prywatny) | 75% | 50% |
| Auto prywatne, nie w ewidencji środków trwałych | 20% wydatków | 50% |
Przy użytku mieszanym nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu — jest wymagana tylko do pełnego, 100-procentowego odliczenia.
Leasing operacyjny: część kapitałowa rat (z opłatą wstępną) jest kosztem w proporcji limitu do wartości auta, część odsetkowa — w całości. Ograniczenie 75% dotyczy tylko tej części opłaty, która pokrywa eksploatację (np. serwis w abonamencie).
Zakup: amortyzacja 20% rocznie (KŚT 741), dla używanego auta można stosować indywidualną stawkę do 40%. Samochodów osobowych nie odpiszesz jednorazowo.
Ubezpieczenie AC jest kosztem w proporcji 150 000 zł do wartości auta przyjętej do ubezpieczenia.
Pełne porównanie zakupu, leasingu i najmu znajdziesz w artykule samochód na firmie i w kalkulatorze samochód w firmie.
Amortyzacja środków trwałych
Składnik majątku o wartości powyżej 10 000 zł, używany dłużej niż rok, to środek trwały. Nie odliczasz go jednorazowo, tylko amortyzujesz. Typowe roczne stawki liniowe:
| Środek trwały | Stawka roczna |
|---|---|
| Komputery, laptopy, serwery (KŚT 487/491) | 30% |
| Telefon komórkowy (KŚT 629) | 20% |
| Samochód osobowy (KŚT 741) | 20% |
| Meble i wyposażenie (grupa 8) | 20% |
| Maszyny biurowe (KŚT 803) | 14% |
| Licencja na program komputerowy | 50% (min. 24 miesiące) |
Są dwie możliwości jednorazowego odpisu:
- Jednorazowa amortyzacja de minimis — dla małego podatnika i w roku rozpoczęcia działalności, do równowartości 50 000 euro, czyli 213 000 zł w 2026 r. Dotyczy grup 3–8 KŚT, bez samochodów osobowych. To pomoc de minimis.
- Jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowych środków z grup 3–6 i 8 KŚT (np. komputery, meble), do 100 000 zł rocznie — gdy jeden składnik kosztuje co najmniej 10 000 zł albo kupujesz kilka po ponad 3 500 zł o łącznej wartości co najmniej 10 000 zł. Nie jest pomocą de minimis i nie łączy się z poprzednią.
Wydatki mieszane i reprezentacja
Jeśli wydatek ma charakter mieszany (np. Spotify, książki niebranżowe, odzież), urząd może go zakwestionować. Im mniej oczywisty związek z działalnością, tym większe ryzyko przy kontroli — bezpieczniej nie wrzucać w koszty rzeczy, które trudno uzasadnić.
Reprezentacja (wystawne przyjęcia, alkohol, drogie prezenty dla klientów) nie jest kosztem. Skromny poczęstunek na spotkaniu biznesowym (kawa, woda, ciastka) zwykle jest. Obiad z klientem w restauracji bywa kwestionowany — liczy się charakter spotkania i to, czy wydatek nie służy kreowaniu wizerunku przez okazałość.
Czego nie wrzucisz w koszty?
| Wydatek | Dlaczego nie |
|---|---|
| Kary, mandaty, grzywny | wyłączone w art. 23 ustawy o PIT |
| Odsetki od zaległości podatkowych | wyłączone w art. 23 |
| Część kar umownych (np. za wady usług i zwłokę) | wyłączone w art. 23 |
| Reprezentacja | wyłączona w art. 23 |
| Odsetki od kredytu prywatnego | brak związku z działalnością |
| Wydatki prywatne „pod firmę” | brak związku z działalnością |
| Składka zdrowotna na skali | brak odliczenia (na liniowym — do 14 100 zł rocznie) |
| Nabycie gruntu | grunty się nie amortyzuje; budynki — tylko przez amortyzację |
| Nadwyżka wartości auta ponad limit | koszt tylko w proporcji limitu |
Dokumentacja — jak się chronić?
- Bierz fakturę na firmę. Faktura to najpewniejszy dowód kosztu, a jako czynny podatnik VAT bez niej nie odliczysz VAT. Paragon z NIP do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną. Sam paragon bez danych nabywcy to słaby dowód — w razie kontroli łatwo go zakwestionować.
- Opisuj faktury — w systemie księgowym zaznacz cel zakupu, zwłaszcza przy wydatkach, których związek z firmą nie jest oczywisty.
- Przechowuj dokumenty 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Przy wątpliwościach złóż wniosek o interpretację indywidualną — KIS ma na odpowiedź 3 miesiące.
Ryczałt — koszty nie obniżają podatku
Na ryczałcie ewidencjonowanym płacisz podatek od przychodu — koszty firmowe w ogóle nie zmieniają podstawy opodatkowania. Niższa stawka (np. 12% dla większości usług IT zamiast 19% na liniowym) ma ten brak „rekompensować”.
Co to oznacza w praktyce:
- koszty nadal płacisz z przychodu — obniżają Twój faktyczny zysk, ale nie podatek,
- sprzęt możesz kupować, ale nie „oszczędzasz” na nim podatku (VAT odliczysz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT),
- warto mimo to zbierać faktury — przydadzą się, jeśli zmienisz formę opodatkowania.
Ile kosztów potrzebujesz, żeby liniowy pokonał ryczałt?
Często spotykany wzór „przychód × 12% = (przychód − koszty) × 19%” daje próg ok. 37% kosztów, ale pomija składkę zdrowotną i odliczenia ZUS. W 2026 roku ma to duże znaczenie: na ryczałcie płacisz stałą składkę zdrowotną (830,58 zł przy przychodzie 60–300 tys. zł rocznie), a na liniowym 4,9% dochodu, nie mniej niż 432,54 zł.
Po uwzględnieniu składek (ryczałt 12%, pełny ZUS z chorobową, wyliczenia kalkulatora B2B) liniowy dogania ryczałt przy kosztach rzędu:
| Przychód miesięcznie | Próg kosztów | Udział w przychodzie |
|---|---|---|
| 10 000 zł | ok. 580 zł | 5,8% |
| 15 000 zł | ok. 2 780 zł | 18,5% |
| 20 000 zł | ok. 5 160 zł | 25,8% |
Przykład przy przychodzie 15 000 zł:
- koszty 2 500 zł — ryczałt wygrywa, ale nieznacznie (ok. 62 zł miesięcznie),
- koszty 4 000 zł — liniowy wygrywa (ok. 282 zł miesięcznie).
Ryczałt 12% jest atrakcyjny dla specjalistów IT z niskimi kosztami, ale próg opłacalności liniowego leży dziś znacznie niżej niż 37% — szczególnie przy mniejszych przychodach. Przy niższej stawce ryczałtu (8,5%) próg jest wyższy. Więcej w artykule podatek liniowy czy ryczałt.
FAQ
Czy mogę wrzucić w koszty subskrypcję Netflix lub Spotify? Raczej nie — chyba że prowadzisz działalność ściśle związaną z treściami multimedialnymi (np. tworzysz recenzje). Dla typowego programisty to wątpliwy koszt.
Czy zakup biurka do domowego biura to koszt? Tak, jeśli wydzielasz biuro domowe i biurko tam stoi. Do 10 000 zł — jednorazowy koszt, powyżej — środek trwały.
Czy kurs języka angielskiego to koszt? Tak, jeśli Twoja działalność wymaga angielskiego — np. pracujesz z zagranicznymi klientami albo dokumentacją po angielsku.
Czy GitHub Copilot albo Stack Overflow Teams to koszt? Tak — to typowe narzędzia programisty, bezpośrednio związane z działalnością.
Czy krzesło ergonomiczne to koszt? Zwykle tak, jako wyposażenie biura domowego, choć bywa kwestionowane. Zachowaj fakturę i opisz, gdzie jest używane.
Czy mogę odliczyć koszty prywatnego auta używanego w firmie? Tak, ale tylko 20% wydatków (paliwo, serwis, ubezpieczenie), jeśli auto nie jest w ewidencji środków trwałych ani w leasingu na firmę.
Laptop za 12 000 zł — od razu w koszty czy amortyzacja? To środek trwały (powyżej 10 000 zł), więc co do zasady amortyzacja 30% rocznie. Fabrycznie nowy laptop możesz jednak odpisać jednorazowo w ramach limitu 100 000 zł rocznie, a mały podatnik i firma w roku startu — w ramach amortyzacji de minimis.