Kalkulator kilometrówki 2026

Stawki kilometrówki w 2026 roku

Stawki za 1 km przebiegu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w brzmieniu nadanym rozporządzeniem z 22 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2023 poz. 5). Obowiązują od 17 stycznia 2023 r. i w 2026 r. się nie zmieniły:

Ministerstwo Infrastruktury przygotowało projekt nowych stawek zależnych od rodzaju napędu i mocy silnika (osobno dla aut elektrycznych i hybryd), ale może go wydać dopiero po zmianie art. 34a ustawy o transporcie drogowym. Według stanu na 8 października 2026 r. ta nowelizacja nie została uchwalona, więc obowiązują stawki z tabeli. Rozporządzenie nie przewiduje stawki dla aut elektrycznych; w praktyce najczęściej stosuje się stawkę dla silnika powyżej 900 cm³ — warto potwierdzić to w regulaminie pracodawcy lub w interpretacji.

Prywatne auto w podróży służbowej

Jeśli pracodawca zgodzi się na przejazd prywatnym autem w delegacji, zwraca koszty jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km. W budżetówce stawka nie może przekroczyć tej z rozporządzenia; pracodawca prywatny ustala ją w regulaminie lub umowie — może być niższa, a jeśli jest wyższa, nadwyżka jest przychodem pracownika.

Przykład: delegacja z Łodzi do Gdańska i z powrotem, 680 km autem z silnikiem 1,6 l. Zwrot wynosi 680 × 1,15 zł/km = 782,00 zł i w całości jest zwolniony z podatku. Gdyby pracodawca płacił 1,40 zł/km, pracownik dostałby 952,00 zł, ale 170,00 zł trzeba doliczyć do wynagrodzenia i opodatkować.

Ryczałt za jazdy lokalne

Pracownik, który regularnie używa prywatnego auta do jazd służbowych w obrębie miejscowości pracy, może dostawać miesięczny ryczałt: limit kilometrów × stawka. Limit zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w której pracownik jest zatrudniony (§ 3 ust. 2 rozporządzenia):

Ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był nieobecny (choroba, urlop, podróż służbowa trwająca co najmniej 8 godzin, inna nieobecność) albo nie dysponował autem. Przykład: gmina do 100 tys. mieszkańców, 3 dni urlopu — 345,00 zł − 3/22 = 297,95 zł. Pomniejszenie zawsze liczy się w 22-gich, niezależnie od liczby dni roboczych w miesiącu.

Warunkiem wypłaty jest umowa między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych i pisemne oświadczenie pracownika składane co miesiąc (dane auta, dni nieobecności). Ewidencji przebiegu przy ryczałcie się nie prowadzi.

PIT i ZUS od kilometrówki

• Zwrot za przejazd w podróży służbowej jest zwolniony z PIT do wysokości wynikającej ze stawek z rozporządzenia (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT).
• Ryczałt za jazdy lokalne jest zwolniony do wysokości miesięcznego ryczałtu obliczonego według limitów i stawek (art. 21 ust. 1 pkt 23b).
• W tych samych granicach kwoty nie są podstawą składek ZUS.
• Nadwyżka ponad limit to przychód ze stosunku pracy: pracodawca pobiera od niej zaliczkę na PIT i składki.

Przedsiębiorca a kilometrówka

Od 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorca nie może rozliczać kilometrówką prywatnego samochodu, którego nie wprowadził do ewidencji środków trwałych. Zamiast tego do kosztów zalicza 20% wydatków na jego używanie (paliwo, serwis, ubezpieczenie), także w czasie własnej delegacji (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT). Kilometrówka pozostała narzędziem dla pracodawcy rozliczającego auto pracownika. Właściciel firmy w podróży służbowej może natomiast zaliczyć do kosztów diety i noclegi — do limitów z rozporządzenia o podróżach służbowych.

Pułapki

• Auto elektryczne — rozporządzenie nie przewiduje dla niego stawki; w praktyce najczęściej stosuje się 1,15 zł/km, ale to rozwiązanie warto potwierdzić w regulaminie lub interpretacji.
• Dojazd do pracy to nie jazda służbowa — zwrot za niego jest przychodem pracownika.
• Delegacja ≥ 8 h pomniejsza ryczałt za jazdy lokalne o 1/22 za każdy taki dzień.