Jak obliczyć odpis na ZFŚS w 2026 roku
Odpis podstawowy to procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, pomnożony przez przeciętną liczbę zatrudnionych. Ustawa (art. 5 ust. 2) każe wziąć przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego roku albo z jego drugiego półrocza — tę kwotę, która jest wyższa. Prezes GUS ogłosił 19 lutego 2026 r. (M.P. poz. 232), że w 2025 r. wyniosło ono 7 770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. 7 848,60 zł. Podstawą na 2026 rok jest więc 7 848,60 zł.
37,5% × 7 848,60 zł = 2 943,23 zł na jeden etat w normalnych warunkach
Przykład: firma planuje w 2026 r. średnio 60 osób na pełnym etacie i 10 osób na pół etatu.
- Niepełne etaty przelicza się na pełne: 10 × 0,5 = 5 etatu, razem 65 etatów.
- Odpis: 65 × 2 943,23 zł = 191 309,95 zł.
- Do 31 maja trzeba przelać na rachunek Funduszu co najmniej 75% odpisów podstawowych: 143 482,46 zł.
- Do 30 września — resztę, czyli 47 827,49 zł, tak aby na rachunku była cała kwota.
Stawki odpisu na jedną osobę w 2026 r.
Kwoty liczy ten sam silnik co kalkulator, od podstawy 7 848,60 zł, z zaokrągleniem do grosza.
| Grupa | Stawka | Kwota na osobę / etat | Przepis |
|---|---|---|---|
| Pracownik w normalnych warunkach | 37,5% | 2 943,23 zł | art. 5 ust. 2 |
| Prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze | 50% | 3 924,30 zł | art. 5 ust. 3 |
| Młodociany — I rok nauki | 5% | 392,43 zł | art. 5 ust. 2a |
| Młodociany — II rok nauki | 6% | 470,92 zł | art. 5 ust. 2a |
| Młodociany — III rok nauki | 7% | 549,40 zł | art. 5 ust. 2a |
| Zwiększenie: znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 6,25% | 490,54 zł | art. 5 ust. 4 |
| Zwiększenie: emeryt lub rencista pod opieką | 6,25% | 490,54 zł | art. 5 ust. 5 |
| Zwiększenie: żłobek lub klub dziecięcy | 7,5% | 588,65 zł | art. 5 ust. 5a |
Zwiększenia na osoby niepełnosprawne i na emerytów są dobrowolne: ustawa mówi, że odpis „może być zwiększony”, a pracodawca „może zwiększyć” Fundusz. Liczy się tylko znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Zwiększenie na emerytów i rencistów dotyczy osób, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną — także byłych pracowników zlikwidowanych zakładów. Pracodawca, który prowadzi żłobek albo klub dziecięcy, może dodatkowo zwiększyć odpis o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia (art. 5 ust. 5a) — tych pieniędzy nie można wydać na nic innego.
Ile wynosi odpis — przykłady dla 2026 r.
Pracownicy w normalnych warunkach, bez zwiększeń. Kwoty wyliczone przez silnik kalkulatora.
| Etaty | Odpis roczny | Do 31 maja (75%) | Do 30 września |
|---|---|---|---|
| 10 | 29 432,30 zł | 22 074,23 zł | 7 358,07 zł |
| 25 | 73 580,75 zł | 55 185,56 zł | 18 395,19 zł |
| 50 | 147 161,50 zł | 110 371,13 zł | 36 790,37 zł |
| 100 | 294 323,00 zł | 220 742,25 zł | 73 580,75 zł |
| 250 | 735 807,50 zł | 551 855,63 zł | 183 951,87 zł |
| 500 | 1 471 615,00 zł | 1 103 711,25 zł | 367 903,75 zł |
Firma mieszana: 43 etatów w normalnych warunkach, 5 osób w szczególnych warunkach, po jednym młodocianym na każdym roku nauki, 2 osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i 10 emerytów pod opieką. Odpisy podstawowe wynoszą 147 593,14 zł, zwiększenia 5 886,48 zł, razem 153 479,62 zł. Próg 75% do 31 maja liczy się tylko od odpisów z art. 5 ust. 1–3, czyli 110 694,86 zł.
Przeciętna liczba zatrudnionych i korekta na koniec roku
Odpis nie zależy od stanu z jednego dnia. Według rozporządzenia z 9 marca 2009 r. podstawą jest przeciętna planowana w danym roku liczba zatrudnionych, obejmująca osoby na pełnym i niepełnym etacie po przeliczeniu na pełny wymiar. W końcu roku koryguje się ją do faktycznej przeciętnej: dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych z poszczególnych miesięcy i dzieli sumę przez 12 — także wtedy, gdy firma działała krócej niż rok.
Przykład korekty: plan 20 etatów daje 58 864,60 zł. Jeśli faktyczna przeciętna wyniesie 22,5, odpis rośnie do 66 222,68 zł, więc do Funduszu trzeba dopłacić 7 358,08 zł. Gdy zatrudnienie spadnie, nadwyżkę można zmniejszyć — w kalkulatorze wpisz faktyczną liczbę w polu korekty.
Kto musi tworzyć fundusz i do kiedy przelać pieniądze
- 50 etatów i więcej według stanu na 1 stycznia — fundusz jest obowiązkowy (art. 3 ust. 1). Układ zbiorowy albo regulamin wynagradzania może jednak dowolnie ustalić wysokość odpisu albo zdecydować, że fundusz nie będzie tworzony (art. 4).
- Od 20 do mniej niż 50 etatów — fundusz tworzy się na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c).
- Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe — zawsze, bez względu na liczbę pracowników (art. 3 ust. 2).
- Pozostali pracodawcy poniżej 50 etatów mogą utworzyć fundusz, wypłacać świadczenie urlopowe albo nie robić żadnej z tych rzeczy (art. 3 ust. 3). Jeśli nie mają układu zbiorowego ani regulaminu wynagradzania, o tej decyzji informują pracowników w pierwszym miesiącu roku (art. 3 ust. 3a).
Terminy z art. 6 ust. 2: co najmniej 75% odpisów do 31 maja, całość do 30 września. Nie dotyczą one pracodawców z art. 3 ust. 3, którzy tworzą fundusz dobrowolnie (art. 6 ust. 2a). Odpisy i zwiększenia są kosztem uzyskania przychodów dopiero wtedy, gdy pieniądze trafią na rachunek Funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT).
Świadczenie urlopowe zamiast funduszu
Pracodawca poniżej 50 etatów może zamiast funduszu wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3–6). Zasady:
- wypłaca się je raz w roku każdemu pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych;
- najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem tego urlopu;
- kwota nie może przekroczyć odpisu podstawowego dla danej grupy: 2 943,23 zł na pełny etat, 3 924,30 zł przy pracach w szczególnych warunkach, 392,43 zł–549,40 zł dla młodocianych;
- przy niepełnym etacie — proporcjonalnie, np. na pół etatu maksymalnie 1 471,62 zł.
PIT i ZUS od świadczeń z funduszu
| Świadczenie | PIT | Składki ZUS i zdrowotna |
|---|---|---|
| Rzeczowe i pieniężne z ZFŚS (np. dofinansowanie wypoczynku) | zwolnione do 1 000 zł łącznie w roku (art. 21 ust. 1 pkt 67) | nie stanowią podstawy (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia) |
| Zapomoga z ZFŚS: zdarzenie losowe, klęska żywiołowa, długotrwała choroba, śmierć | zwolniona bez limitu (art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. a) | nie |
| Dopłata z ZFŚS do żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola | zwolniona (art. 21 ust. 1 pkt 67a) | nie |
| Świadczenie urlopowe | opodatkowane w całości | wolne do wysokości odpisu podstawowego (§ 2 ust. 1 pkt 21) |
Przykład: pracownik dostał już w 2026 r. 400 zł dofinansowania z funduszu, a teraz otrzymuje 1 000 zł. Z limitu zostało 600,00 zł, więc do opodatkowania trafia 400,00 zł. Składek ZUS od całej kwoty nie ma.
Uwaga na dwie rzeczy. Limit wynosi 1 000 zł, a nie 2 000 zł — podwyższony limit z art. 52l ustawy o PIT obowiązywał tylko do końca roku podatkowego następującego po odwołaniu stanu epidemii, czyli do końca 2023 r. Ustawa wprost mówi też, że bony, talony i inne znaki nie są świadczeniami rzeczowymi. Czy mieszczą się w zwolnieniu jako świadczenia pieniężne, bywa sporne — przed wydaniem bonów sprawdź aktualne interpretacje.
Najczęstsze błędy przy odpisie
- Liczenie od przeciętnego wynagrodzenia z całego 2025 r. (7 770,04 zł), gdy wyższe było to z II półrocza. Różnica na jednym etacie: 29,46 zł.
- Liczenie osób zamiast etatów — dwie osoby na pół etatu to jeden etat.
- Pominięcie korekty w grudniu, gdy zatrudnienie wyraźnie wzrosło lub spadło.
- Wliczanie zwiększeń do progu 75% na 31 maja — dotyczy on tylko odpisów z art. 5 ust. 1–3.
- Świadczenie urlopowe wyższe niż odpis podstawowy — nadwyżka nie korzysta ze zwolnienia ze składek.
Kalkulator nie obejmuje nauczycieli (odpis z Karty Nauczyciela), uczelni publicznych (art. 5 ust. 8) ani szczególnych zasad dla sfery budżetowej w odrębnych przepisach.
Podstawa prawna
- Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 288, zm. Dz.U. 2026 poz. 25) — art. 3, 4, 5, 6.
- Obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r. (M.P. 2026 poz. 232).
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS (Dz.U. nr 43 poz. 349).
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592) — art. 21 ust. 1 pkt 26, 67, 67a; art. 23 ust. 1 pkt 7.
- Rozporządzenie MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie podstawy wymiaru składek (t.j. Dz.U. 2025 poz. 316) — § 2 ust. 1 pkt 19–21.