Kalkulator PFRON 2026 — wpłata na PFRON

Jak obliczyć wpłatę na PFRON krok po kroku

Wpłatę płaci pracodawca, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie osiąga 6% zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej). Kwota to 40,65% przeciętnego wynagrodzenia za każdy etat, którego brakuje do wskaźnika. Weźmy firmę z zatrudnieniem 100 etatów, w tym osoby niepełnosprawne na 2 etatach, i wpłatę za wrzesień 2026:

1. Wymagane zatrudnienie osób niepełnosprawnych w etatach: 100 × 6% = 6.
2. Brakujące etaty (poz. 17 deklaracji DEK-1-0): 6 − 2 = 4. Wynik zaokrągla się do czterech miejsc po przecinku.
3. Przeciętne wynagrodzenie dla tego miesiąca: 9 233,13 zł (II kw. 2026, M.P. 2026 poz. 779).
4. Koszt jednego brakującego etatu: 40,65% × 9 233,13 zł = 3 753,27 zł.
5. Wpłata należna: 4 × 0,4065 × 9 233,13 zł, zaokrąglona do pełnych złotych = 15 013 zł.
6. Termin: wpłata i deklaracja do 20. dnia następnego miesiąca, czyli do 20 października 2026.

E0 to przeciętne miesięczne zatrudnienie ogółem w etatach, E1 — osoby niepełnosprawne w etatach, a E2 i E4 — osoby o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ze schorzeniami szczególnymi. Oznaczenia pochodzą z formularza DEK-1-0 (rozporządzenie MRiPS, Dz.U. 2023 poz. 995). Etaty wpisuje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a brakujące etaty — do czterech.

Przeciętne wynagrodzenie do wpłat na PFRON w 2026 roku

Do wpłaty nie stosuje się płacy minimalnej ani przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Ustawa (art. 2 pkt 4) każe użyć przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału. Kwota obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca po ogłoszeniu komunikatu Prezesa GUS w Monitorze Polskim. W praktyce każda kwota działa przez trzy miesiące:

Kwota za III kwartał 2026 r. jeszcze nie została ogłoszona. Jeśli komunikat ukaże się w Monitorze Polskim w listopadzie, będzie obowiązywał od wpłaty za grudzień 2026 r. Do tego czasu kalkulator przyjmuje dla grudnia ostatnią znaną kwotę i oznacza wynik gwiazdką.

Ile wynosi wpłata na PFRON — przykłady

Wpłaty za wrzesień 2026 przy przeciętnym wynagrodzeniu 9 233,13 zł, bez ulg i bez schorzeń szczególnych. Kwoty liczy ten sam silnik co kalkulator wyżej.

Przy 25 etatach bez osób niepełnosprawnych firma płaci 5 630 zł miesięcznie, czyli 67 535 zł za cały 2026 rok. Przy 100 etatach, z czego 2 zajmują osoby niepełnosprawne, roczna suma to 180 093 zł.

Kto płaci na PFRON, a kto jest zwolniony

• Próg 25 etatów. Liczy się przeciętne miesięczne zatrudnienie w etatach, nie liczba osób. Dwudziestu pracowników na pełny etat i dziesięciu na pół etatu to już 25 etatów, więc obowiązek powstaje.
• Tylko pracownicy. Do E0 wlicza się zatrudnienie w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy. Zleceniobiorców i współpracowników B2B nie wlicza się.
• Wyłączenia (art. 21 ust. 5). Nie wlicza się m.in. osób na urlopie wychowawczym, rodzicielskim, bezpłatnym z mocy ustawy, na świadczeniu rehabilitacyjnym, w służbie wojskowej oraz zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Nie wlicza się też osób niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym.
• Wskaźnik 2%. Dotyczy szkół, uczelni, przedszkoli, żłobków, klubów dziecięcych i placówek opiekuńczo-wychowawczych. Do ich wskaźnika dolicza się podwojony udział niepełnosprawnych uczniów lub studentów (art. 21 ust. 2b–2d). Jednostki budżetowe i instytucje kultury mają od 2008 r. wskaźnik 6%.
• Zwolnienia. Nie płacą pracodawcy, wobec których ogłoszono upadłość (art. 21 ust. 3), oraz niedziałające dla zysku DPS-y, hospicja, zakłady opiekuńczo-lecznicze i placówki zajmujące się wyłącznie osobami niepełnosprawnymi (art. 21 ust. 2e). Likwidacja spółki nie zwalnia z wpłat.

Po osiągnięciu 25 etatów trzeba się zarejestrować w PFRON nawet wtedy, gdy wpłata nie jest należna. Pracodawca zobowiązany składa deklarację DEK-Z i co miesiąc DEK-1-0, a zwolniony — informację INF-Z i co miesiąc INF-1.

Schorzenia szczególne — kiedy jedna osoba liczy się kilka razy

Wskaźnik obniża się, gdy pracownik ma schorzenie szczególne, np. chorobę Parkinsona, stwardnienie rozsiane, epilepsję, przewlekłą chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe albo ślepotę (rozporządzenie z 18.09.1998 r., Dz.U. nr 124 poz. 820). Etat takiej osoby w stopniu znacznym liczy się w deklaracji czterokrotnie (E1 + 3 × E2), a w stopniu umiarkowanym — trzykrotnie (E1 + 2 × E4). Przy 50 etatach wystarczy więc osoba zatrudniona na 0,75 etatu, o znacznym stopniu ze schorzeniem szczególnym, żeby osiągnąć 6% — wpłata spada do 0 zł. Pracownika ze schorzeniem wlicza się od dnia, w którym przedstawił pracodawcy dokument potwierdzający to schorzenie.

Ulga za dostępność i ulga za zakupy

Pracodawca inny niż podmiot publiczny, który ma certyfikat dostępności, obniża wpłatę o 5% (art. 21 ust. 8). Druga ulga dotyczy zakupu produkcji lub usług (bez handlu) od zakładu aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społecznego albo pracodawcy, u którego co najmniej 30% zatrudnionych to osoby o znacznym stopniu niepełnosprawności, niewidomi albo osoby o umiarkowanym stopniu z chorobą psychiczną, upośledzeniem umysłowym, całościowymi zaburzeniami rozwojowymi lub epilepsją (art. 22). Sprzedający wystawia na wniosek nabywcy informację o kwocie obniżenia. Ulga obniża najwyżej 50% wpłaty za dany miesiąc, a niewykorzystaną kwotę można rozliczać przez 6 miesięcy.

Przykład: dla wpłaty 15 013 zł z certyfikatem dostępności i informacjami o obniżeniu na 10 000 zł ulga za dostępność wynosi 750,65 zł, ulga za zakupy 7 506,50 zł (limit 50%), a do zapłaty zostaje 6 756 zł. Pozostałe 2 493,50 zł przechodzi na kolejne miesiące.

Termin, deklaracja DEK-1-0 i odsetki

Wpłatę i deklarację miesięczną składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą (art. 49 ust. 2). Do wpłat stosuje się Ordynację podatkową, więc termin przypadający w sobotę lub święto przesuwa się na następny dzień roboczy: wpłata za maj 2026 r. jest należna do 22 czerwca 2026, a za sierpień do 21 września 2026. Spóźniona wpłata oznacza odsetki za zwłokę jak od zaległości podatkowych. Niezapłacona kwota z deklaracji jest podstawą do wystawienia tytułu wykonawczego, czyli do egzekucji. Dokumenty składa się elektronicznie w systemie e-PFRON2. Formularz do stycznia 2021 r. nazywał się DEK-I-0; obecny symbol to DEK-1-0.

Ustawa nie przewiduje kwoty minimalnej, poniżej której wpłaty z art. 21 się nie płaci. Nawet niewielki niedobór etatów daje wpłatę po zaokrągleniu do pełnych złotych. Taki próg (pięciokrotność kosztów upomnienia) dotyczy tylko wpłat sprzedających z art. 22b.

Najczęstsze błędy przy wyliczaniu wpłaty

• Złe przeciętne wynagrodzenie. Kwota z sektora przedsiębiorstw albo z miesiąca, w którym GUS ogłosił dane, zamiast od następnego miesiąca. Za sierpień 2026 r. obowiązuje jeszcze 9 562,88 zł, a od września 9 233,13 zł.
• Liczba osób zamiast etatów. Zarówno próg 25, jak i wskaźnik 6% liczy się w etatach, ze średniej z dni miesiąca.
• Orzeczenie od daty wydania. Osobę niepełnosprawną wlicza się od dnia przedstawienia orzeczenia pracodawcy. Przy kolejnym orzeczeniu można ją wliczyć wstecz od dnia złożenia wniosku, jeśli złożono go najpóźniej dzień po upływie ważności poprzedniego orzeczenia (art. 2a).
• Zaokrąglenia. Etaty do 0,01, brakujące etaty do 0,0001, wpłata do pełnych złotych (końcówki od 50 gr w górę).
• Ulga powyżej limitu. Ulga za zakupy nie może przekroczyć 50% wpłaty należnej. Nadwyżka przechodzi na kolejne miesiące, a nie przepada.

Pokrewne: koszt pracodawcy i roczny koszt wynagrodzeń.