Koszty uzyskania przychodu na B2B 2026 — pełna lista
Jedną z największych zalet podatku liniowego (i skali podatkowej) na B2B jest możliwość odliczenia kosztów firmowych od podstawy opodatkowania. Każda złotówka w kosztach to oszczędność 19 groszy podatku (przy liniowym). Ale co dokładnie można wrzucić w koszty?
Podstawowa zasada: co jest kosztem firmowym?
Koszt uzyskania przychodu musi spełniać trzy warunki:
- Związek z działalnością — wydatek służy osiąganiu przychodów
- Celowość — jest racjonalny z perspektywy biznesowej
- Dokumentacja — masz fakturę lub inny dowód zakupu
Nie ma zamkniętej listy kosztów — to Ty (i Twój księgowy) oceniacie, czy dany wydatek kwalifikuje się jako koszt. Urząd skarbowy może zakwestionować koszty, które nie mają związku z działalnością.
Pełna lista kosztów uzyskania przychodu dla B2B
Sprzęt elektroniczny
| Wydatek | Zasady odliczenia |
|---|---|
| Komputer / laptop | 100% — jednorazowo (do 10 000 zł) lub amortyzacja |
| Monitor | 100% — jednorazowo |
| Tablet, iPad | 100% — jednorazowo |
| Telefon komórkowy | 50–100% (zależy od użytku prywatnego) |
| Klawiatura, mysz, peryferia | 100% — jednorazowo |
| Słuchawki, mikrofon, kamera | 100% (jeśli używane służbowo) |
| Dyski zewnętrzne, pendrive | 100% |
| Drukarka, skaner | 100% |
Sprzęt powyżej 10 000 zł netto wprowadza się do ewidencji środków trwałych i amortyzuje (np. laptop amortyzacja 30% rocznie).
Oprogramowanie i usługi SaaS
| Wydatek | Zasady |
|---|---|
| Adobe Creative Cloud | 100% |
| Microsoft 365 / Office | 100% |
| Figma, Sketch, narzędzia designu | 100% |
| GitHub, GitLab, narzędzia dev | 100% |
| Slack, Zoom, narzędzia komunikacji | 100% |
| Hostingi, serwery, VPS | 100% |
| Antywirus, cybersecurity | 100% |
| Oprogramowanie branżowe | 100% |
Biuro i praca zdalna
Jeśli pracujesz z domu, możesz odliczyć część kosztów mieszkania jako koszt firmowy. Nie ma jednej wymaganej metody — najczęściej stosuje się proporcję powierzchni biurowej do całości mieszkania.
Przykład: mieszkanie 60 m², biuro domowe 10 m² = 1/6 kosztów mieszkania jako koszt firmowy.
| Wydatek domowego biura | Co odliczyć |
|---|---|
| Czynsz / wynajem | Proporcja powierzchni biurowej |
| Media (prąd, internet) | Proporcja lub faktyczna część biznesowa |
| Internet (dedykowany) | 100% jeśli wyłącznie służbowy |
| Meble biurowe (biurko, fotel) | 100% |
| Wystrój biura (lampka, półka) | 100% |
Samochód
Samochód osobowy w firmie rządzi się specyficznymi zasadami:
| Sytuacja | Co odliczasz |
|---|---|
| Auto firmowe (tylko firmowe) | 100% kosztów eksploatacji, 100% VAT |
| Auto firmowe (użytek mieszany) | 75% kosztów eksploatacji, 50% VAT |
| Auto prywatne (ewidencja przebiegu) | Do limitu wg stawek km (0,89 zł/km dla osobówki) |
| Leasing samochodu osobowego | Do 150 000 zł wartości samochodu (elektryczne do 225 000 zł) |
Leasing to jeden z popularniejszych sposobów wliczania samochodu w koszty — raty leasingowe są kosztem firmowym (w limitach).
Szkolenia i rozwój zawodowy
Wszystkie szkolenia bezpośrednio związane z wykonywaniem działalności:
- Kursy online (Udemy, Coursera, szkolenia branżowe) — 100%
- Konferencje (bilet, hotel, transport) — 100%
- Książki branżowe — 100%
- Subskrypcje branżowe (newslettery premium, bazy danych) — 100%
Księgowość i doradztwo
| Wydatek | Odliczenie |
|---|---|
| Biuro rachunkowe | 100% |
| Doradca podatkowy | 100% |
| Prawnik (umowy B2B) | 100% |
| Aplikacja do księgowości (ifirma, inFakt) | 100% |
Marketing i sprzedaż
- Domena internetowa, hosting strony — 100%
- Strona www, portfolio (koszty tworzenia) — 100%
- Reklamy Google, Facebook (jeśli prowadzisz) — 100%
- Wizytówki, materiały reklamowe — 100%
- Zdjęcia profesjonalne do portfolio — 100%
Składki ZUS
Składki ZUS społeczne (nie zdrowotna) odliczasz od podstawy opodatkowania:
- Emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa — 100% w koszty
- Fundusz Pracy — 100% w koszty
- Składka zdrowotna — NIE jest kosztem, ale przy podatku liniowym można odliczyć do 10 200 zł od podatku
Uwaga: Przy ryczałcie koszty nie obniżają podatku
To kluczowa różnica. Przy ryczałcie ewidencjonowanym płacisz podatek od całego przychodu — koszty firmowe w ogóle nie wpływają na Twój podatek.
Koszty przy ryczałcie:
- Nadal prowadzisz ewidencję wydatków (dla własnej kontroli i ewentualnej zmiany formy)
- Koszty obniżają Twój faktyczny zysk, ale nie podstawę opodatkowania
- Sprzęt możesz kupować, ale nie "oszczędzasz" na podatku
Dlatego wybór między ryczałtem a podatkiem liniowym powinien uwzględniać Twoje planowane koszty:
| Koszty jako % przychodu | Zazwyczaj korzystniejsza forma |
|---|---|
| Poniżej 15% | Ryczałt 8,5% lub 12% |
| 15–25% | Zależy od stawki ryczałtu — liczyć indywidualnie |
| Powyżej 25–30% | Podatek liniowy 19% |
Podsumowanie: optymalizacja kosztów to klucz
Przy podatku liniowym 19%, każde 10 000 zł w kosztach to 1 900 zł mniej podatku. Warto zatem:
- Kupować sprzęt na fakturę firmową
- Prowadzić samochód przez firmę lub ewidencję kilometrów
- Inwestować w szkolenia i narzędzia
Aby zobaczyć, jak Twoje koszty wpływają na ostateczne netto, skorzystaj z kalkulatora B2B. Możesz wprowadzić własne koszty i sprawdzić, przy jakiej ich wartości ryczałt staje się mniej opłacalny niż podatek liniowy.