Как выставлять счета-фактуры в Польше — руководство для украинцев 2026
Выставление счёта-фактуры (faktura) — ключевое действие каждого предпринимателя на JDG. Именно через фактуру вы документально подтверждаете оказание услуг и получаете право на оплату. Неправильно оформленная фактура может привести к проблемам с налоговой или задержке оплаты от клиента.
В этой статье — полное руководство по всем типам счетов, обязательным реквизитам и практическим советам.
Виды документов: фактура, рахунок, нота
В польской системе существует несколько видов расчётных документов:
| Документ | Когда выставляется | Кто выставляет |
|---|---|---|
| Faktura VAT | При оказании услуг плательщиком НДС | Предприниматель на VAT |
| Faktura bez VAT | Освобождённый от НДС предприниматель | JDG без VAT |
| Rachunek | Физлицо без регистрации JDG | Только в ограниченных случаях |
| Nota obciążeniowa | Административные платежи | Редко |
Для большинства предпринимателей на JDG в 2026 году используется либо Faktura VAT, либо Faktura bez VAT (при освобождении от НДС до 200 000 zł/год).
Обязательные реквизиты фактуры
Согласно Закону о НДС (ustawa o VAT), фактура должна содержать:
- Дата выставления (data wystawienia)
- Порядковый номер — уникальный в рамках серии нумерации
- Данные продавца:
- полное имя / название JDG,
- адрес,
- NIP (налоговый номер)
- Данные покупателя:
- название / имя,
- адрес,
- NIP (если юридическое лицо)
- Дата оказания услуги (jeśli różni się od daty wystawienia)
- Описание услуги — конкретное и однозначное
- Количество и единица измерения (часы, проект, мес.)
- Цена единицы без НДС (lub brutto przy zwolnieniu)
- Ставка НДС (или «zwolnienie» с основанием)
- Сумма нетто / брутто
- Сумма НДС (если вы плательщик VAT)
- Итоговая сумма к оплате
- Реквизиты для оплаты (номер счёта в банке)
- Срок оплаты (termin płatności)
Нумерация фактур
Нумерация должна быть последовательной и непрерывной в рамках выбранного периода (год, месяц).
Популярные форматы:
2026/001,2026/002, ...FV/2026/01,FV/2026/02, ...2026/03/001(год/месяц/номер)
Рекомендуется использовать онлайн-бухгалтерию (inFakt, wFirma, iFirma) — она автоматически ведёт нумерацию и не допустит пропуска.
Срок выставления фактуры
По польскому законодательству фактура должна быть выставлена:
- Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем оказания услуги или получения оплаты (аванса).
- Можно выставить до 30 дней до оказания услуги (авансовая фактура).
На практике большинство B2B-предпринимателей выставляют фактуру в последний рабочий день месяца или сразу после завершения проекта.
Faktura bez VAT — для освобождённых от НДС
Если ваша годовая выручка не превышает 200 000 zł и вы применяете освобождение от НДС (zwolnienie podmiotowe), фактура оформляется без НДС.
В таком случае фактура должна содержать:
- все стандартные реквизиты кроме ставки и суммы НДС,
- вместо НДС — формулировку «zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT» (освобождение согласно ст. 113 п. 1 Закона о НДС),
- цена указывается брутто (она же = нетто).
Faktura VAT — для зарегистрированных плательщиков НДС
Если вы зарегистрированы как плательщик НДС (VAT czynny), на фактуре указывается:
- ставка НДС: обычно 23% (стандарт) или 0% / «odwrotne obciążenie» при экспорте услуг в ЕС,
- сумма нетто,
- сумма НДС,
- итог брутто.
Услуги для иностранных клиентов из ЕС (B2B)
При оказании услуг компании из другой страны ЕС применяется механизм обратного начисления (odwrotne obciążenie, reverse charge):
- Вы выставляете фактуру по ставке 0% (NP — «не облагается»),
- В фактуре указываете: «Odwrotne obciążenie — art. 28b ustawy o VAT»,
- Покупатель самостоятельно начисляет НДС в своей стране,
- Ваш NIP-EU (европейский номер) обязателен — получите его в налоговой инспекции.
Онлайн-инструменты для выставления счетов
Для украинцев в Польше наиболее удобны:
| Сервис | Стоимость | Язык интерфейса |
|---|---|---|
| inFakt | от 79 zł/мес | Польский |
| wFirma | от 49 zł/мес | Польский |
| iFirma | от 69 zł/мес | Польский + EN |
| FakturaXL | от 0 zł (лимит) | Польский |
| Fakturownia | от 0 zł (5 факт./мес) | Польский + EN |
Эти сервисы также:
- автоматически подсчитывают налоги,
- генерируют декларации ZUS,
- напоминают о сроках оплаты,
- хранят документы в облаке.
Хранение фактур
Польское законодательство обязывает хранить фактуры 5 лет с конца года, в котором истёк срок налоговой декларации.
Электронные фактуры (PDF) имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Главное — обеспечить их читаемость и целостность на протяжении всего срока хранения.
Что делать, если клиент не платит
- Отправьте напоминание — большинство задержек просто забывчивость.
- Wezwanie do zapłaty — официальное письменное требование об оплате (электронное или почтой).
- Sąd polubowny — досудебное урегулирование через арбитраж.
- Postępowanie upominawcze — упрощённое судебное производство через e-Sąd (электронный суд): быстро, недорого, для долгов с документальным подтверждением.
- Komornik — судебный пристав для принудительного взыскания после получения исполнительного листа.
При суммах до 20 000 zł дело можно вести самостоятельно. При больших суммах — нанять юриста.
Типичные ошибки
- Нет NIP клиента — без NIP фактура неполна; клиент не сможет зачесть расходы.
- Неверное описание услуги — слишком общее («услуги консультирования») может вызвать вопросы налоговой. Пишите конкретно: «разработка backend-модуля системы X, март 2026».
- Неправильная дата — дата фактуры и дата оказания услуги могут различаться, но обе должны быть указаны при расхождении.
- Нет реквизитов банка — без номера счёта клиент не знает, куда платить.
- Пропуск в нумерации — налоговая может трактовать пропуск как признак сокрытия доходов.
Итог
Правильно оформленная фактура — защита ваших денег и юридическая гарантия. Используйте онлайн-бухгалтерию, соблюдайте сроки и храните документы. Для клиентов из ЕС не забудьте зарегистрироваться как VAT-EU и указывать правильную формулировку обратного начисления.
Хотите сравнить, сколько останется нетто после налогов и ZUS при B2B? Используйте калькулятор B2B vs UoP.
Статья носит информационный характер. Перед принятием решений проконсультируйтесь с лицензированным бухгалтером.