KSeF offline24, сбой и недоступность — как выставить счёт пошагово

Одна из самых практичных тревог предпринимателей перед KSeF звучит по-житейски: что делать, если нет интернета, система не работает, а счёт нужно выставить прямо сейчас?

Это не гипотетический вопрос про метеорит, упавший на серверную. Это реальная ситуация, которая в бизнесе просто случается. Именно поэтому в KSeF предусмотрены офлайн и аварийные решения.

Что такое режим offline24?

offline24 — это решение, которое можно использовать, в частности, когда возникают трудности с выставлением и отправкой электронных счетов в KSeF из-за качества передачи данных или отсутствия подключения к интернету.

Говоря простым языком: если технология решила устроить вам сюрприз, законодатель предусмотрел план Б.

Когда можно использовать режим offline24?

Режим offline24 применяется, когда:

• вы не можете в режиме реального времени подключиться к KSeF,
• есть проблемы с сетью,
• вам нужно выставить счёт без задержки,
• система не может быть использована в стандартном онлайн-режиме.

Это важно, потому что предприниматель не должен быть парализован только из-за того, что интернет-соединение вдруг решило «взять выходной».

Чем offline24 отличается от аварийного режима и недоступности KSeF?

На практике стоит различать три ситуации:

1. offline24

Используется в первую очередь при проблемах с подключением или технической невозможности немедленно отправить счёт в систему.

2. Аварийный режим (tryb awaryjny)

Касается ситуаций, предусмотренных нормативными актами, когда система работает в аварийных условиях.

3. Офлайн-режим — недоступность KSeF

Ситуация, связанная с недоступностью самой системы. Действуют конкретные правила последующей отправки счёта.

С точки зрения предпринимателя главное одно: вы должны знать, в какой ситуации находитесь, и какие обязательства у вас есть после выставления счёта.

Нужно ли впоследствии отправлять офлайн-счёт в KSeF?

Да. Если счёт был выставлен в соответствующем офлайн-режиме, его, как правило, нужно позднее отправить в систему согласно действующим правилам и срокам для данного режима.

Само выставление счёта вне стандартного потока не означает, что тема закрыта. Скорее это: «выставьте сейчас, оформите официально сразу после».

Два QR-кода — что это значит?

Это один из важнейших практических элементов.

Счета, выставленные офлайн, но ещё не отправленные в KSeF, имеют два QR-кода:

• первый с надписью OFFLINE — обеспечивает доступ к счёту и верификацию данных,
• второй с надписью CERTYFIKAT (СЕРТИФИКАТ) — позволяет подтвердить личность выставителя.

Это значит, что в некоторых офлайн-режимах сертификат KSeF играет важную роль.

Как подготовить фирму к выставлению счетов офлайн?

Лучше заранее. На практике стоит сделать четыре вещи:

1. Проверить, поддерживает ли программа офлайн-режимы

Не каждая система справляется с этим одинаково хорошо.

2. Установить внутреннюю процедуру

Кто выставляет счёт? Кто отвечает за последующую отправку в KSeF? Кто это контролирует?

3. Разобраться с темой сертификата KSeF

В ряде случаев без него не обойтись при правильной маркировке документов.

4. Обучить сотрудников, выставляющих счета

Даже лучшая система не поможет, если сотрудник нажмёт «отправить позже» и забудет, что «позже» не означает «никогда».

Главный вывод

KSeF не означает, что при сбое бизнес останавливается. Но это означает, что у фирмы должен быть готов план действий на случай нештатной ситуации.

Если вы регулярно выставляете счета, относитесь к режиму offline24 и аварийным правилам как к обязательной части операционной гигиены.

Налоговое законодательство Польши регулярно изменяется. Проверяйте актуальные требования у лицензированного бухгалтера или на podatki.gov.pl.