KSeF dla freelancera — co przygotować przed 1 kwietnia 2026
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązkowy KSeF obejmuje większość JDG i freelancerów. Oto konkretna lista tego, co musisz mieć gotowe.
Lista kontrolna — 8 kroków
1. Sprawdź, czy obowiązek już Cię dotyczy
| Sytuacja | Od kiedy KSeF |
|---|---|
| Obrót fakturowy > 200 mln zł w 2024 r. | 1 lutego 2026 |
| JDG, freelancer, spółka < 200 mln | 1 kwietnia 2026 |
| Obrót fakturowy ≤ 10 000 zł/mies | Wyjątek do końca 2026 |
| Nowa JDG (po 1 kwietnia 2026) | Od razu |
Jeśli wystawiasz faktury B2B — od 1 kwietnia 2026 musisz wystawiać je przez KSeF.
2. Wybierz narzędzie do wystawiania faktur
Opcje dla freelancera:
| Narzędzie | Koszt | Dla kogo |
|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika MF | Bezpłatna | Kilka faktur/mies, brak integracji |
| inFakt | od ~50 zł/mies | Freelancer, integracja KSeF |
| wFirma | od ~50 zł/mies | JDG z biurem rachunkowym |
| Fakturownia | od ~30 zł/mies | Proste fakturowanie |
| Symfonia, Comarch | od ~100 zł/mies | Większa działalność |
Sprawdź, czy Twój obecny program ma certyfikowaną integrację z KSeF — wiele programów wdrożyło ją w 2025–2026.
3. Załóż konto w KSeF (podatki.gov.pl)
Kroki:
- Wejdź na ksef.podatki.gov.pl
- Zaloguj się przez Profil Zaufany, mObywatel lub certyfikat kwalifikowany
- Sprawdź dane JDG — NIP, nazwa firmy
- Opcjonalnie: nadaj upoważnienie biuru rachunkowemu
Upoważnienie biura rachunkowego do KSeF — standardowy krok, jeśli masz biuro. Biuro wystawia faktury w Twoim imieniu przez KSeF.
4. Sprawdź umowy z klientami
Kluczowe kwestie:
- Czy klient akceptuje faktury w formacie KSeF (FA(2) XML)? — Od 1 kwietnia 2026 musi, jeśli jest podatnikiem VAT lub prowadzi działalność
- Czy w umowie jest zapis o terminie płatności od daty przyjęcia faktury przez KSeF (nie wysłania)?
- Czy klient zagraniczny jest wyłączony? — Tak: faktury dla podmiotów zagranicznych są wyłączone z obowiązku KSeF
5. Zrozum numer KSeF w płatnościach
Od 2026 nabywcy mogą wymagać numeru KSeF przy realizacji płatności (przelewy powyżej określonych progów). Upewnij się, że Twój program:
- Wyświetla numer KSeF na fakturze lub w danych do przelewu
- Pozwala Ci łatwo go przekazać klientowi
Więcej: Numer KSeF w płatności →
6. Przetestuj przed datą graniczną
Koniecznie przed 1 kwietnia 2026 (lub inną datą obowiązku):
- Wystaw fakturę testową w środowisku testowym KSeF (demo.ksef.podatki.gov.pl)
- Sprawdź, czy Twój program poprawnie wysyła i odbiera dane
- Potwierdź z biurem rachunkowym, że wszystko działa
7. Zaplanuj awarię — tryb offline24
Jeśli KSeF nie działa:
- Wystawiasz fakturę w formacie FA(2) XML lokalnie (Twój program to obsługuje)
- Przesyłasz ją do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od ustania awarii
- Na fakturze nie ma numeru KSeF — możesz wpisać specjalny znacznik
Więcej: KSeF offline24 — co robić podczas awarii →
8. Ustal z biurem archiwizację
KSeF archiwizuje faktury przez 10 lat po stronie rządu. Ale:
- Biuro rachunkowe może potrzebować własnej kopii dla bieżącej obsługi
- Sprawdź, czy Twój program do fakturowania pobiera i archiwizuje faktury otrzymane przez KSeF
Co NIE zmienia się od 1 kwietnia 2026
- Faktury dla konsumentów (B2C) — nadal papier lub e-mail PDF, KSeF nie obejmuje
- Faktury eksportowe (zagraniczny nabywca) — wyłączone z KSeF
- Paragony — bez zmian
Najczęstsze błędy przy wdrożeniu
Sprawdź listę błędów i jak ich uniknąć: Najczęstsze błędy wdrożenia KSeF dla JDG →
Powiązane artykuły
- Co to jest KSeF
- KSeF od kiedy obowiązkowy dla JDG
- KSeF a ryczałt i zwolnienie z VAT
- KSeF a biuro rachunkowe
Ostatnia weryfikacja: 2026-04-03 | Źródło: ksef.podatki.gov.pl