KSeF offline24, awaria i niedostępność – jak wystawić fakturę krok po kroku
Jedna z największych obaw przedsiębiorców przed KSeF brzmi bardzo życiowo: co zrobić, gdy nie ma internetu, system nie działa albo faktury trzeba wystawić od razu?
To nie jest pytanie z kategorii „a co, jeśli meteoryt spadnie na serwerownię". To realna sytuacja, która w biznesie po prostu się zdarza. Właśnie dlatego w KSeF przewidziano rozwiązania offline i awaryjne.
Co to jest tryb offline24?
offline24 to rozwiązanie, z którego można skorzystać m.in. wtedy, gdy występują trudności z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur do KSeF wynikające z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z internetem.
Mówiąc po ludzku: jeśli technologia postanowi zrobić Ci psikusa, ustawodawca przewidział plan B.
Kiedy można skorzystać z trybu offline24?
Tryb offline24 ma zastosowanie wtedy, gdy:
- nie możesz na bieżąco połączyć się z KSeF,
- są problemy z siecią,
- potrzebujesz wystawić fakturę bez zwłoki,
- system nie może być użyty w standardowym trybie online.
To ważne, bo przedsiębiorca nie może być sparaliżowany tylko dlatego, że połączenie internetowe akurat ma gorszy humor niż poniedziałkowy księgowy.
Czym różni się offline24 od trybu awaryjnego i niedostępności KSeF?
W praktyce warto rozróżnić trzy sytuacje:
1. offline24
Używany m.in. przy problemach z połączeniem lub techniczną niemożnością natychmiastowego przesłania faktury do systemu.
2. Tryb awaryjny
Dotyczy sytuacji przewidzianych w przepisach, gdy system działa w warunkach awaryjnych.
3. Tryb offline – niedostępność KSeF
To sytuacja związana z niedostępnością systemu KSeF. Wtedy obowiązują określone zasady późniejszego przesłania faktury.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsze jest jedno: musisz wiedzieć, w jakiej sytuacji jesteś i jakie obowiązki masz po wystawieniu faktury.
Czy fakturę wystawioną offline trzeba później dosłać do KSeF?
Tak. Jeżeli faktura została wystawiona w odpowiednim trybie offline, co do zasady trzeba ją później przesłać do systemu zgodnie z obowiązującymi zasadami i terminami dla danego trybu.
Samo wystawienie faktury poza standardowym obiegiem nie oznacza, że temat jest zamknięty. To raczej „wystaw teraz, uporządkuj formalnie zaraz potem".
Dwa kody QR – o co chodzi?
To jeden z najważniejszych praktycznych elementów.
Faktury wystawione offline, ale jeszcze niedosłane do KSeF, mają dwa kody QR:
- pierwszy z napisem OFFLINE – zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych,
- drugi z napisem CERTYFIKAT – umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy.
To oznacza, że przy części trybów offline duże znaczenie ma także certyfikat KSeF.
Jak przygotować firmę do wystawiania faktur w trybie offline?
Najlepiej z wyprzedzeniem. W praktyce warto zrobić cztery rzeczy:
1. Sprawdzić, czy program do fakturowania obsługuje tryby offline
Nie każdy system radzi sobie z tym równie dobrze.
2. Ustalić procedurę wewnętrzną
Kto wystawia fakturę? Kto odpowiada za późniejsze dosłanie do KSeF? Kto to kontroluje?
3. Zweryfikować temat certyfikatu KSeF
W części przypadków bez tego elementu nie obejdzie się sprawne oznaczanie dokumentów.
4. Przeszkolić osoby wystawiające faktury
Nawet najlepszy system nie pomoże, jeśli pracownik kliknie „wyślij później" i zapomni, że „później" nie oznacza „nigdy".
Najczęstszy błąd przy KSeF offline
Największym błędem jest brak procedury. Firmy często skupiają się na samym wdrożeniu KSeF online, a nie przygotowują scenariusza na problem techniczny.
A przecież właśnie w trudnym momencie wychodzi, czy proces działa.
KSeF offline – najważniejszy wniosek
KSeF nie oznacza, że przy awarii biznes ma się zatrzymać. Oznacza natomiast, że firma musi mieć przygotowany plan awaryjny.
Jeśli wystawiasz faktury regularnie, potraktuj tryb offline24 i zasady awaryjne jak element obowiązkowej higieny procesowej.
Przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się regularnie. Weryfikuj aktualne wymagania z licencjonowanym księgowym lub na podatki.gov.pl.