Польські фрілансери, що працюють з клієнтами за кордоном — чи то німецька програмна компанія, нідерландський стартап або американська технологічна фірма — стикаються з набором правил ПДВ, що суттєво відрізняються від внутрішнього виставлення рахунків. При виставленні рахунку зареєстрованому платнику ПДВ в іншій країні ЄС застосовується механізм зворотного нарахування: ви виставляєте рахунок без польського ПДВ, а клієнт нараховує ПДВ у своїй країні — за умови, що ви зареєстровані як платник VAT-EU (внутрішньоєвропейський ПДВ-номер з префіксом PL). Для клієнтів поза ЄС послуга зазвичай розглядається як звільнений від ПДВ експорт, але рахунок все одно повинен відповідати конкретним вимогам, а транзакція повинна бути правильно звітована. Цей посібник охоплює всі сценарії — корпоративні клієнти ЄС, клієнти поза ЄС та приватні особи за кордоном — і пояснює, що саме писати в кожному рахунку.
Сценарій 1: Корпоративний клієнт з ЄС (найпоширеніший для IT)
Механізм: Зворотне нарахування (reverse charge)
Якщо ваш клієнт — зареєстрована компанія в іншій країні ЄС (Німеччина, Нідерланди, Франція тощо):
- Ви виставляєте рахунок без ПДВ (0% або без зазначення ПДВ)
- На рахунку зазначте: "Reverse charge — Art. 28b of the Polish VAT Act" або польський еквівалент
- Клієнт нараховує ПДВ у своїй країні та (зазвичай) повністю його повертає
- Ви повинні бути зареєстровані як платник VAT-EU і мати активний NIP-EU
Вимоги до рахунку:
- Ваш NIP-EU (формат: PL + 10 цифр вашого NIP)
- ПДВ-номер клієнта
- Вказівка на зворотне нарахування
- Дата надання послуги
Реєстрація VAT-EU: Подайте форму VAT-R до вашого податкового відділу (Urząd Skarbowy), позначивши поле для внутрішньоєвропейської торгівлі. Безкоштовно, зазвичай обробляється протягом кількох тижнів.
Сценарій 2: Клієнт поза ЄС (США, Великобританія, Швейцарія тощо)
Механізм: Експорт послуг — звільнення від ПДВ
Для B2B-послуг (клієнт є бізнесом), що надаються за межі ЄС:
- Послуги оподатковуються у країні клієнта (не в Польщі)
- Ви виставляєте рахунок без польського ПДВ
- Польська ПДВ-реєстрація не потрібна лише для цих транзакцій (але потрібна, якщо ваш загальний польський+ЄС дохід перевищує 200 000 злотих або ви реєструєтеся добровільно)
На рахунку вкажіть:
- "Service not subject to Polish VAT — place of supply is the customer's country"
- або "Usługa poza terytorium kraju — art. 28b ustawy o VAT"
Сценарій 3: Приватні особи (B2C) за кордоном
Це складніше і рідше зустрічається у IT-фрілансерів, але варто знати:
- Для послуг, що надаються приватним особам (не компаніям) в ЄС, місцем надання послуги зазвичай є Польща → застосовується польський ПДВ
- Виняток: цифрові послуги (програмне забезпечення, SaaS) для фізичних осіб в ЄС — місце надання є країна клієнта → необхідно або зареєструватися там, або використовувати процедуру OSS (One Stop Shop)
Більшість IT-фрілансерів надають послуги лише для компаній (B2B), тому цей сценарій рідко застосовується.
Чи потрібно реєструватися платником ПДВ?
Якщо ваш валовий дохід не перевищує 200 000 злотих на рік і ви обслуговуєте лише іноземних корпоративних клієнтів, ви юридично не зобов'язані реєструватися платником ПДВ у Польщі.
Однак добровільна реєстрація рекомендована, якщо:
- Ваші клієнти вимагають ПДВ-рахунки або NIP-EU
- Ви купуєте дороге обладнання та хочете повернення вхідного ПДВ
- Ви плануєте перевищити поріг 200 000 злотих
- Ви хочете виглядати як повноцінна компанія для великих клієнтів
Звітність ПДВ для іноземних клієнтів
VAT-7 (щомісячно) або VAT-7K (щоквартально):
- Транзакції зворотного нарахування ЄС звітуються у рядку «Доставки з місцем надання в іншій країні-члені ЄС»
Інформаційні декларації ЄС:
- VAT-UE — щомісячний або щоквартальний список транзакцій ЄС (подається разом або окремо від VAT-7)
- Включає ПДВ-номери всіх ваших клієнтів ЄС та загальні суми рахунків
Спробуйте наш Калькулятор B2B або читайте пов'язані статті.
Ця стаття призначена лише для інформаційних цілей. Правила ПДВ є складними і можуть змінюватися. Проконсультуйтеся з ліцензованим польським бухгалтером або консультантом з ПДВ для вашої конкретної ситуації.