KSeF і B2C, проформа та бухгалтерська нота — що не виставляється в системі?
Навколо KSeF накопичилося стільки міфів, що ними можна заповнити цілу папку. Один із найпоширеніших — переконання, що «все доведеться робити через KSeF». На практиці далеко не кожен документ потрапляє в систему.
Саме тому варто чітко розмежувати, що підпадає під KSeF, а що ні.
Чи потрібно виставляти рахунки для споживачів (B2C) через KSeF?
Ні. Рахунки для споживачів — фізичних осіб, що не ведуть підприємницьку діяльність, — не підпадають під обов'язковий KSeF.
Це одна з найважливіших новин для компаній, які:
- продають послуги приватним особам,
- працюють в електронній комерції,
- ведуть змішані продажі B2B та B2C.
Виставлення рахунків B2C через KSeF залишається добровільним.
Чи враховуються рахунки B2C в ліміті 10 000 злотих?
Не так, як часто припускається.
У рамках перехідного спрощення для найменших фірм у ліміт 10 000 злотих на місяць зараховується лише вартість тих рахунків, які платник податків зобов'язаний виставляти через KSeF. Споживчі рахунки не підпадають під обов'язковий KSeF, тому їх не слід механічно включати в цей розрахунок.
Проформа виставляється через KSeF?
Ні. Проформа не є рахунком у розумінні Закону про ПДВ, тому вона не виставляється через KSeF.
Це важливо для компаній, які:
- спочатку надсилають клієнту документ для оплати,
- виставляють справжній рахунок лише після отримання оплати,
- будують процес продажів на основі авансів та попередніх документів.
Бухгалтерська нота потрапляє в KSeF?
Ні. Бухгалтерська нота (nota księgowa) не є документом, що виставляється через KSeF.
Для багатьох підприємців це практичне полегшення: не всі допоміжні та розрахункові документи потрібно переводити в єдину державну систему.
Чому розмежування типів документів таке важливе?
Тому що помилкове припущення, що «все йде в KSeF», може призвести до:
- неправильного налаштування програмного забезпечення,
- хаосу в документообігу,
- помилкових внутрішніх процедур,
- зайвої бухгалтерської роботи,
- проблем при впровадженні.
На практиці зручно мати просту таблицю:
- документи, обов'язкові в KSeF,
- документи за бажанням,
- документи поза KSeF.
Головний висновок
KSeF охоплює не все. Рахунки B2C знаходяться поза обов'язковим KSeF, проформа не є рахунком, а бухгалтерська нота також не виставляється через систему.
Якщо ви ведете бізнес у кількох моделях продажів, чітке розуміння цих концепцій абсолютно необхідне. Без нього навіть найкраща програма починає нагадувати офісний квест-рум.
Податкове законодавство Польщі регулярно змінюється. Перевіряйте актуальні вимоги у ліцензованого бухгалтера або на podatki.gov.pl.