KSeF — з якої дати є обов'язковим? Терміни 2026 для ФОП, B2B та малого бізнесу
Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF — Krajowy System e-Faktur) перестала бути просто темою «на потім». У 2026 році обов'язкове впровадження перейшло в реальну стадію, і для багатьох підприємців головне питання сьогодні звучить конкретно: з якої дати я зобов'язаний виставляти рахунки через KSeF, якщо у мене ФОП (JDG) або я працюю за B2B-контрактом?
Хороша новина — розклад чітко прописано. Погана — багато хто досі читає застарілі статті зі старими датами. Нижче — актуальне практичне пояснення.
Коли KSeF стає обов'язковим у 2026 році?
Впровадження обов'язкового KSeF відбувається поетапно.
З 1 лютого 2026 р.
Компанії, продажі яких у 2024 році перевищили 200 млн злотих брутто, зобов'язані використовувати KSeF.
З 1 квітня 2026 р.
Зобов'язання поширюється на всіх інших підприємців, зокрема:
- фізичних осіб-підприємців (JDG),
- компанії на B2B,
- активних платників ПДВ,
- підприємців, звільнених від ПДВ,
- більшість інших виставників рахунків, що не входять до категорії великих компаній.
З 1 січня 2027 р.
Повне зобов'язання охопить найменші суб'єкти, що користуються перехідним спрощенням для рахунків невеликої вартості.
Чи стосується KSeF ФОП та фрілансерів на B2B?
Так. Організаційно-правова форма бізнесу тут не є вирішальною. Якщо ви зобов'язані виставляти рахунки, то, як правило, ви підпадаєте під дію KSeF згідно з розкладом.
Це означає, що такі фахівці також зобов'язані враховувати KSeF у своїй діяльності:
- розробник ПЗ на B2B,
- графічний дизайнер-фрілансер,
- консультант із ФОП,
- копірайтер, що виставляє рахунки бізнес-клієнтам,
- SEO-фахівець, що виставляє рахунки компаніям.
На практиці для більшості малих фірм та ФОП ключовою датою стало або стане 1 квітня 2026 року.
Що з малим бізнесом та лімітом 10 000 злотих?
Законодавство передбачає перехідний період до кінця 2026 року. Якщо в певному місяці сума продажів із ПДВ, задокументованих рахунками, виставленими поза KSeF, не перевищує 10 000 злотих, можна й надалі використовувати паперові або звичайні електронні рахунки.
Однак це не «вічний виняток», а лише тимчасове спрощення:
- воно не виводить вас із KSeF назавжди,
- діє лише до 31 грудня 2026 року,
- з 2027 року навіть найменші підприємства увійдуть до системи на загальних підставах.
Звільнені від ПДВ теж підпадають під KSeF?
Так, у багатьох випадках — також. Багато підприємців помилково вважають, що якщо вони не є платниками ПДВ, то KSeF їх не стосується.
Насправді зобов'язання стосується не лише компаній та великих фірм, а ширше — платників податків, зобов'язаних виставляти рахунки.
Що варто зробити вже зараз?
Якщо ви ведете діяльність на B2B або як ФОП, не відкладайте підготовку на останній момент. Розумна послідовність дій:
- Перевірте, як ви зараз виставляєте рахунки.
- З'ясуйте, чи підтримує ваша програма KSeF 2.0.
- Визначте, хто повинен мати доступ до рахунків у системі.
- Встановіть процедуру на випадок технічних проблем.
- Протестуйте документообіг із бухгалтером або бухгалтерською фірмою.
Головний висновок
Для більшості польських підприємців відповідь проста: KSeF став обов'язковим на практиці з 1 квітня 2026 року, а найменші підприємства мають лише тимчасове спрощення у вигляді ліміту 10 000 злотих на місяць.
Якщо ви працюєте на B2B, виставляєте рахунки клієнтам і хочете уникнути хаосу — впроваджуйте процедури вже зараз.
Податкове законодавство Польщі регулярно змінюється. Перевіряйте актуальні вимоги у ліцензованого бухгалтера або на podatki.gov.pl.