KSeF a B2C, proforma i nota księgowa – czego nie wystawia się w systemie?

Wokół KSeF narosło już tyle mitów, że można by nimi obłożyć cały segregator. Jednym z najczęstszych jest przekonanie, że „wszystko będzie trzeba robić przez KSeF". W praktyce nie każdy dokument trafia do systemu.

Właśnie dlatego warto jasno rozdzielić, co podlega KSeF, a co nie.

Czy faktury dla konsumentów B2C trzeba wystawiać w KSeF?

Nie. Faktury dla konsumentów, czyli na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie są objęte obowiązkowym KSeF.

To jedna z najważniejszych informacji dla firm, które:

• sprzedają usługi osobom prywatnym,
• działają w e-commerce,
• prowadzą sprzedaż mieszaną B2B i B2C.

Wystawianie faktur B2C w KSeF pozostaje dobrowolne.

Czy faktury B2C wliczają się do limitu 10 000 zł?

Nie w taki sposób, jak często się zakłada.

W ramach przejściowego uproszczenia dla najmniejszych firm do limitu 10 000 zł miesięcznie wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, które podatnik ma obowiązek wystawiać w KSeF. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF, więc nie należy mechanicznie wrzucać ich do tego samego worka.

Czy proforma jest wystawiana w KSeF?

Nie. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, dlatego jej wystawianie nie odbywa się w KSeF.

To ważne dla firm, które:

• najpierw wysyłają klientowi dokument do opłacenia,
• dopiero po wpłacie wystawiają właściwą fakturę,
• mają proces sprzedaży oparty o zaliczki i dokumenty przedfakturowe.

Czy nota księgowa trafia do KSeF?

Nie. Nota księgowa nie jest dokumentem wystawianym w KSeF.

Dla wielu przedsiębiorców to praktyczna ulga, bo oznacza, że nie wszystkie dokumenty pomocnicze i rozliczeniowe trzeba nagle przenosić do jednego państwowego systemu.

Dlaczego rozróżnienie dokumentów jest tak ważne?

Bo błędne założenie, że „wszystko idzie do KSeF", może prowadzić do:

• złej konfiguracji programu,
• chaosu w obiegu dokumentów,
• błędnych procedur wewnętrznych,
• niepotrzebnej pracy księgowej,
• problemów przy wdrożeniu.

W praktyce lepiej mieć prostą tabelę:

• dokumenty obowiązkowe w KSeF,
• dokumenty opcjonalne,
• dokumenty poza KSeF.

Najważniejszy wniosek

KSeF nie obejmuje wszystkiego. Faktury B2C są poza obowiązkowym KSeF, proforma nie jest fakturą, a nota księgowa również nie jest dokumentem wystawianym w systemie.

Jeśli prowadzisz firmę, która działa w kilku modelach sprzedaży, ten porządek pojęciowy jest absolutnie kluczowy. Bez niego nawet najlepszy program zaczyna przypominać biurowy escape room.

Przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się regularnie. Weryfikuj aktualne wymagania z licencjonowanym księgowym lub na podatki.gov.pl.